Aplicando el sentido común en la implantación de un ERP.

A éstas alturas nadie se plantea la idea de que un producto de software destinado a dar una solución integral a una empresa no haga lo que uno se espera que haga.

     Desde que en los 90 se puso la moda entre las empresas de dejar atrás los productos " hechos a mano" y altamente personalizados, dando paso a las aplicaciones estándar que hacían "de todo" ha llovido mucho. Inicialmente habían limitaciones y promesas firmes de desarrollo futuro, pero la masificación de productos y la prisas en hacerse un hueco en un mercado con una demanda muy alta, hizo a muchas compañías a cometer errores estratégicos, e incluso a vender cosas que no tenían, ni sabían tan siquiera como hacerlas. 

     Aquellos que han sobrevivido al cambio de siglo son aquellos que no arriesgaron en su momento, diversificaron su oferta de productos y servicios o bien acertaron en su política de dar algo más: En dar un valor diferencial y un compromiso de desarrollo futuro sin estar en última. Después de 15 años de desarrollo y de evolución, los productos ERP que se diseñaron entonces, tienen hoy en día, unas prestaciones y una solidez fuera de discusión.

     Pero si tan buenos son, tan sólidos son y tantas funcionalidades tienen, cómo es posible que a veces no funcionen cuando se implantan en una empresa?

La respuesta la encontramos en dos aspectos, uno organizativo y otro más subjetivo o psicológico.

    Las Pymes a menudo han mantenido una tradición de mantener una visión empresarial muy personalizada por la propiedad. La visión de los objetivos y la manera de ver las cosas se ha trasladado desde la dirección a la organización. Quizás en su momento tuvo su sentido, pero la evolución de la compañía y del mercado puede haber propiciado que hoy en día quizás ya no sean tan efectivas, prácticas o simplemente que haya una manera mejor de hacer las cosas. Por que se continúan haciendo? Simplemente , porque siempre lo hemos hecho así y nadie se ha planteado que se pueda hacer de otra manera.

     Ésta visión organizativa personal choca de frente con la visión estándar de las aplicaciones ERP, que aunque disponen de una amplio abanico de funcionalidades, ya que se han nutrido de la experiencia de muchas implantaciones multi-sectoriales, siempre se van encontrar con particularidades en momento de plantear una implantación. 

     Todo éste escenario nos lleva a pensar que ya no es importante lo que las aplicaciones hacen o dejan de hacer, sino cómo trasladamos el escenario en que se mueve nuestro negocio y nuestra realidad de gestión, en una aplicación de software que debe acompañar a nuestros objetivos.

El valor estratégico ya no nos lo da la funcionalidad, sino en la manera cómo utilizamos la herramienta....

Canal IT, desvalorizándose. Papel del Parnter y Reseller.

En los últimos tiempos estamos siendo protagonistas de una autentico mercadeo empresarial del canal de distribución IT. 

Históricamente siempre habíamos dividido la tipología de los mayoristas IT de forma clara, entre dos grandes grupos. Aquellos que respondían a una filosofía de " Volumen " y aquellos que preferían trabajar con margen ofreciendo algo más que producto, es decir dando " Valor " añadido a la venta. 

Los mayoristas de volumen han basado siempre su distribución sobre tres pilares básicos: precio, disponibilidad de producto y amplitud de catálogo, pero con un nivel de asesoramiento al cliente a nivel de pre-venta relativamente bajo. Mientras que aquellos que aportan valor se han focalizado en ofrecer un alto nivel de pre-venta ofreciendo una respuesta integral con el asesoramiento, análisis funcional de necesidades y soporte post-venta. Éstos últimos nunca se han caracterizado por la disponibilidad, ni por el precio competitivo, pero ofrecen margen y posibilidad de ingresos futuros. Son ideales cuando nos planteamos ventas contra proyecto.

En la situación económica que nos encontramos, ha propiciado que el que compra quiera comprar muy barato y el que vende ( Fabricante ) quiera acercarse al cliente final para satisfacerle pero sin renunciar a sus ingresos. Es decir, los dos extremos del canal tienden a la aproximación, no dejando hueco a los mayoristas y distribuidores, haciendo así un canal mucho más estrecho. La consecuencia es que los últimos tiempos hemos vivido todo un espectáculo de compra venta de diferentes mayoristas IT con los consecuentes ajustes de recursos humanos. Recursos que por otro lado era los encargados de ofrecer valor, entendiendo que valor también significa coste interno.

Pero que implica todo ésto para el cliente final, la Pyme, el Partner o Revendedor ?

Evidentemente, lo que implica es que el canal se haya convertido en un " Cash & Carry " dónde prevalece aquello de " dime lo quieres que yo te lo consigo más barato y rápido que nadie, pero no me preguntes si lo necesitas o si te va ir bien ". Es en éste punto dónde el papel del partner es fundamental de cara al cliente, ya que debe tener la base de conocimiento para poder asumir el rol de dar valor y un asesoramiento que el cliente no dispone y necesita.

Disponer del apoyo de un partner que conozca los diferentes  productos de los fabricantes, el canal de distribución desde un punto de vista técnico y administrativo; y a qué ventanillas hay que llamar en cada ocasión, se ha convertido, desde mí punto de vista, en un valor estratégico fundamental para cualquier pyme.    

  

Business Intelligence, bastante más que una consulta de datos.

Mineria de Datos en la Pyme.

Los software de gestión o ERP siempre han procurado ofrecer herramientas que permitan organizar y estructurar toda la información que con los años ha ido acumulando la gestión de una organización. Inicialmente se predefinían listados, reports, o estadísticas bajo criterios generalistas que podrían ser de un interés común para el conjunto de organizaciones que usaban de manera estándar el productos base. Evidentemente se dejaba una puerta abierta a personalizar dichas consultas ya que las preocupaciones individuales de cada organización iban mucho más allá de lo que los estándares ofrecían de entrada. Poder realizar dichas consultas por uno mismo resultaba terriblemente complejo para un usuario normal, por un lado había que tener un conocimiento preciso de la estructura de la base de datos dónde residía toda la información; y por otro lado debía de tener una serie de conocimiento técnicos de la herramienta para interrogar la base de datos y poder hacer así las consultas deseadas ( Query ). La circunstancia de ésta situación provocaba grandes dependencias con empresas de servicios que debían de personalizar todas ésta consultas, haciendo que el cliente no obtuviera la información de manera inmediata. El apoyo de las herramientas ofimáticas, tipo hojas de cálculo, agilizó el tratamiento de cara al usuario, le generó cierta independencia, pero por otro lado implicaba muchas horas de manipulación para crear y adaptar los cubos o hojas dinámicas hasta conseguir los datos deseados. 

No se debe perder nunca el objetivo final de la extracción de datos: Interpretación y análisis de los datos para la toma de decisiones.

Pero hasta el momento todo éste esfuerzo de extracción, exportación, adaptación y manipulación de datos no aportaba información ni valor a la empresa, simplemente se trataba de un " aquelarre de datos" , un sin sentido de filtros y sumatorios de tablas con mil y un enlaces e hipervínculos muy espectaculares, pero que por ellos mismos son incapaces de explicar nada.

Es en éste punto dónde el usuario empieza su trabajo real, en estructurar toda ésta información e interpretar los datos obtenidos. Es en este punto donde se realiza el análisis, donde se aplican los criterios y las fórmulas, donde se distribuye cuidadosamente la información y dónde se realiza la interpretación de los datos con el único objetivo de  dar soporte a la decisión.

Pero que papel asume un herramienta de Business Intelligence.

De entrada se trata de una herramienta focalizada al usuario y no a administradores o analistas de sistemas. Nos permite atacar a una base de datos desnormalizada sin que implique conocer el nombre de la bibliotecas ya que los nombres que nos presentan son lógicos y reconocibles. Disponen ya de una cantidad de consultas predefinidas muy extensas y generar un origen de datos nuevo resulta más o menos fácil gracias a los asistentes que incorporan. Los orígenes pueden ser diversos, diferentes base de datos de diferentes plataformas o en diferentes formatos e incluso pueden llegar a combinarse. 

Seria muy inocente pensar que se trata de una herramienta " plug & play ", ya que nos deberemos enfrentar a una tarea previa de parametrización y consultoria para saber que es lo que queremos y cómo lo queremos. Pero una vez realizado éste proceso nos será muy útil y cómodo su uso. 

El valor añadido de éste tipo de herramientas, es que parte de su capacidad de extracción de datos, es que nos permite montar bajo nuestros criterios propios la interpretación de los datos, ofreciendo una visión muy intuitiva de los diferentes ratios que son para nosotros importantes. A través de funcionalidades como los cuadros mando la visión de los resultados se simplifica enormemente, dejando " que el árbol nos muestre el bosque " y tengamos dedicación a lo que realmente es importante, a la toma de decisiones para solventar aquellos aspectos que nos son prioritarios.

Cada día más importante...

Hoy en día vivimos un entorno económico muy complejo, nos encontramos que necesitamos un alto nivel de detalle para controlar los costes o ver de donde podemos sacar algo más de rendimiento de nuestras ventas, las herramientas de Business Intelligence han pasado de ser un " mira lo que tengo y que bonito queda" para convertirse en algo totalmente imprescindible para la gestión diaria. Se ha intensificado su uso y se han convertido en un gran aliado en muchas organizaciones por que no sólo a permitido aflorar puntos débiles si no que también han permitido ahorrar muchas horas de trabajo, y más ahora que se disponen de menos manos.

Que el árbol nos deje ver el bosque.....

Antara Zenith - Zafiro Business Intelligence

Felices Fiestas y un Próspero i2014

Éste ha sido un año de muchos cambios, y es que el mundo anda revuelto en busca de soluciones a sus problemas, y aún nos queda un trecho que recorrer.

Es por eso que tengo el presentimiento que a partir de ahora las cosas sólo pueden ir a mejor.

Felices Fiestas y un próspero i2014.



https://vimeo.com/82586015

El Cloud en la Pyme, Nubes o Nubarrones

Parece ser que los servicios de Cloud no acaban de tener éxito en nuestro país, especialmente en el sector del mercado dónde en un principio deberían de tener más salida. Parece ser un producto diseñado para la Pyme, pero esta tiende a mostrar cierto recelo en adquirir producto en la nube por falta de confianza o miedos a costes ocultos. También es cierto que la Pyme le cuesta más valorar los beneficios que le aportan éstos servicios, ya que desde un punto de vista económico, el alquiler Cloud está a la par a la adquisición de hardware a través del renting tecnológico. El resultado es todo un mar a de dudas entre lo seguro de toda la vida, y lo nuevo por descubrir. 

Pero en que Consiste el famoso Cloud,.....

Básicamente, consiste en el alquiler on line de un servidor virtualizado que está a nuestra disposición siempre que queramos y que pagamos según el tiempo que lo usemos. Físicamente no existe, sino que un servidor más grande simula nuestro servidor y nos lo muestra cada vez que lo necesitamos. Podemos usarlo como si lo tuviéramos en nuestra casa, podemos instalar programas, conectar usuarios, hacer backup de nuestros datos,....  

Podemos también hacer que este servidor sea más grande o más pequeño según lo que necesitemos en cada momento o también contratar las diferentes opciones o funcionalidades que nos ofrece el proveedor del servicio, por ejemplo las copias de seguridad en local. 

La facturación funciona como la factura de la Luz o el Agua, dónde tenemos un importe fijo por las características y funcionalidades del servidor que contratamos y una parte variable que irá sujeta al uso. 

Veamos las Nubes...... 

Las ventajas que nos aporta el Cloud como Pyme son básicamente tecnológicas y Fiscales. Por una lado ya nos podemos olvidar de la obsolescencia tecnológica, de actualizaciones y de mantenimientos de hardware. Deja de ser nuestro problema para ser el problema de otro. Nosotros contratamos capacidad, rendimiento y disponibilidad, por lo que a la pregunta de como se consigue eso o como se mantiene con el tiempo, deja de tener sentido para nosotros.
Por otro lado nos permite ajustar los requerimientos tecnológicos a nuestras necesidades de cada momento en un tiempo asombroso. Y no sólo es cómodo adquirir prestaciones en caso de necesidad, sino también es cómodo prescindir de éstas prestaciones cuando no las necesitemos. En un mundo empresarial tan cambiante y dinámico como el que vivimos, cuando debemos invertir el soluciones físicas siempre asalta la duda acerca del uso que le vamos a dar con el tiempo y la tendencia es a hacer configuraciones justas bajo el paraguas de que "... si nos hace falta, más adelante podremos ampliar". Pero el mundo físico no admite retroceso, al menos sin costes adicionales que acaban por no ser rentables. En cambio la nube se ajusta perfectamente y en cada momento, y el retroceso implica menos gasto y no invertir para ahorrar en un futuro.
Fiscalmente tiene el mismo tratamiento que cualquier servicio externo. Recibiremos facturas mensuales o trimestrales que nos podremos deducir los impuestos correspondientes. Al no ser una inversión, ni implicar la adquisición de un equipo, no es necesario generar un activo de alta depreciación como inmovilizado, con lo que en general éste hecho acaba afectando de manera positiva en los estados contables, y en especial en la Pyme.
Otro punto a favor es la gran apuesta que están realizando la mayoría de fabricantes por el Cloud. Hoy en día ya no se plantea ningún desarrollo que no contemple ésta opción, con lo que nos encontramos con un porfolio de productos extenso con opción al Cloud. Hay mucho interés en dar salida a los grandes centros de procesos de datos que respaldan éste servicio y que necesitan amortizarse alquilando sus prestaciones, capacidades y sistemas de seguridad, y éste hecho puede entenderse como una gran oportunidad para la Pyme ya que puede acceder al uso de una tecnología sin las preocupaciones de entenderla o mantenerla.

 ..... Colgar de un hilo y otros Nubarrones.

Como todo en ésta vida, también existen puntos en contra cuando hablamos del Cloud,  pero más que Nubes tormentosas o tempestades como algunos afirman, son más bien consideraciones que hay que tener en cuenta antes de subirnos a la nube. Si entendemos cuales son los requerimientos y tomamos las precauciones adecuadas es muy difícil que nos encontremos con una tormenta y nosotros sin paraguas.

Por un lado hay que tomar interés por las comunicaciones. En el Cloud, literalmente colgamos de un hilo toda nuestra gestión, con lo que es necesario que ese hilo que usamos para conectarnos sea los suficientemente grueso para que nos aguante la entrada de datos y especialmente la salida de datos. Si lo que queremos es asegurar la disponibilidad, no es mala idea tener dos hilos de diferentes operadores para que uno dé soporte al otro en caso de caída.

Ya no nos sirven la contratación de lineas domésticas para uso profesional que tanto gusta a la Pyme, se ha terminado eso de pagar 40€ al mes de tarifa plana con velocidades de salida y de entrada no sincronizadas.

Si no queremos tener problemas, es imprescindible adquirir lineas profesionales con ancho de banda garantizado y de igual velocidad en la salida como en la entrada de datos, y eso ya no cuesta 40€ al mes. 

Otra nube amenazadora, es el recelo que muestran muchas pymes en nuestro país en dipositar sus datos en un lugar que no saben dónde está y que físicamente no tienen controlado. Es muy habitual que en la Pyme la dirección ejecutiva esté muy ligada a la propiedad de la compañía, y esto hace cambiar mucho el prisma desde donde se valoran las cosas. El sentido propietario del " core " de su organización y las consecuencias que significa la pérdida de datos para ellos, no les permite practicar el desapego a sus bases de datos. Necesitan tenerlas cerca y guardar sus copias detrás de los botes del arroz, necesitan poder tocar su " conocimiento patrimonial " aunque sea sólo una caja de hierro con luces. A mí modo de entender, éste es el gran motivo por el cual no está teniendo éxito el Cloud en la Pyme, la desconfianza por falta de experiencia y la desinformación en un nicho de mercado que aún no ha madurado.

Y finalmente el último inconveniente tiene que ver con la normativa legal del tratamientos de datos. Hay que tener en cuenta que si tratamos con datos de carácter personal, deberemos cumplir las normativas legales dónde están dichos datos alojados. Independientemente que nuestra contratación sea en nuestro país, es muy probable que nuestros datos estén alojados en otro país con lo que es importante informarse de la ubicación, no sea que incurramos en un delito de manera inconsciente. Lo mejor es movernos en nuestro entorno, la normativa europea comuna nos garantiza el cumplimento dentro de la unión europea, con lo que vale la pena pagar un poquito más y garantizar éste tema, no sea que por ahorrar una poquito cada mes, acabemos dipositando nuestros datos en un país dónde no se regulan estas cosas. 

Para más información, dejo un link muy interesante en referencia al tratamiento de los datos: Aspectos Profesionales

Conclusiones

En resumen, diría que hoy en día hay más Nubes que Nubarrones. Con todo y con ello, es necesario tomar ciertas precauciones para garantizar que el Cloud no se convierta en una tormenta. 

Es imprecindible escoger un buen proveedor de servicios Cloud, que tenga experiencia e infrastructura para dar el servicio, que sea conocido y que su ubicación sea en nuestro ámbito de influencia legal y garantice la integridad de nuestros datos. 

Es muy importante tomar atención a nuestras comunicaciones ya que se convertirán en nuestro cordón umbilical. 

Y finalmente es necesario tener un cambio de mentalidad, romper con formulas más clásicas y practicar el desapego al hierro. Recuerdo aproximadamente hace 10 años, cuando empezaba todo el tema del negocio electrónico, que la Pyme también era muy recelosa a su uso. Hoy en día es un sector maduro y se ha convertido en una normalidad para los departamentos de compra. Es ésta madurez lo que le hace falta al Cloud, hace falta confianza en un sistema que poco a poco se irá afianzando, porque se irá alimentando de experiencias positivas.

Es necesario tomar confianza en el Cloud, ya que hoy por hoy el mundo IT va dirigido hacia esos derroteros, y a pesar de que físicamente nuestros datos estén ubicados en la nube, si queremos podemos continuar guardando nuestras copias detrás de los botes de arroz.

El almacenamiento y el cajón de los calcetines

Todos tenemos en casa un cajón que utilizamos para guardar nuestra ropa interior de todo tipo. Ahí tenemos de todo, calcetines, medias, calzoncillos, bragas, pañuelos....  algunos los usamos a diario, algunos de forma ocasional para hacer deporte o simplemente para estar por casa, algunos son como tesoros que usamos sólo en ocasiones muy especiales...  y algunos no nos los hemos puesto nunca por que nos sentimos ridículos, aunque nos sabe mal tirarlos por que fue un regalo de algún amigo invisible en alguna cena de navidad.

    El caso es que cuando el cajón es nuevo, podemos ordenar todo los que tenemos de manera muy cómoda, e incluso es muy fácil y rápido encontrar aquella prenda que necesitamos en cada momento. Pero a medida que ese cajón se va llenando, cada vez es más díficil encontrar algo, se nos mezclan las prendas, se nos desparejan los calcetines y como la tendencia es no hacer limpieza por aquello de " ... igual me saca de un apuro algún día o es una lástima con lo cómodos que son ", el resultado es que la gestión del cajón cada día es más compleja y le dedicamos más tiempo cada mañana a encontrar aquello que deseamos. Hasta que llega un buen día, que abrimos el cajón y está tan lleno y tan desordenado que luego somos incapaces de volverlo a cerrar. En ese momento se avecina un auténtico desastre.

   Podríamos establecer un símil entre ésta situación cotidiana y el almacenamiento de datos corporativos, independientemente del tamaño de la pyme. Es necesario que la infrastructura de  almacenamiento se dote de los mecanismos necesarios para garantizar que la gestión de los datos nunca permita éstas situaciones ya que, en la gestión de sistemas, " un desastre " significa pérdidas de datos, coste económico elevado de recuperación y la no disponibilidad del sistema durante un tiempo determinado. Las consecuencias no son solo económicas, si no que la pérdida temporal de gestión habitual puede propagar una mala imagen de cara al exterior con unas consecuencias muy dificil de valorar.

  Existen muchas herramientas a nuestra disposición para conseguir éstos objetivos, empezando por la propias configuraciones que nos ofrecen los servidores a través de sus controladoras de discos que nos permiten desde escoger un sistema básico de seguridad con discos espejos ( Raid 1 ) hasta las completas herramientas de gestion que incorporan las cabinas de almacenamiento de gama baja o media, que son capaces de analizar la naturaleza de los datos poniéndonos los calcetines de uso diario más a mano que los de uso ocasional, son capcaces de tener un cajón de recambio preparado por si se nos rompe el principal, o de getionar el espacio de manera inteligente para que no tengamos más calcetines iguales de los necesarios. El hecho de que cada prenda tenga su cajon y este este identificado, facilita su busqueda y su gestion; y por ello ahorramos espacio y coste de almacenamiento. La elección del mecanismo a escoger dependerà en gran medida de la función que debe desempeñar el sistema de almacenamiento, y es muy importante de dedicarle una especial atención ya que con el tiempo nos acabarà afectando en mayor o menor medida a nuestra organización. El ahorro no significativo en una inversión inicial puede llegar a representar a largo plazo un coste de mayor magnitud y de dificil valoración.

Independienemente de cual sean nuestras necesidades de almacenamiento, lo más importante es analizar cual es la naturaleza de nuestros datos y que mecanismo se adapta mejor a nuestras circunstancias actuales y futuras, de manera que podamos garantizar la organización de nuestros calcetines y no perder el tiempo cada mañana revolviendo un cajón para acabar saliendo a la calle con un pie de cada color.

El sentido común aplicado a las nuevas tecnologías en las Pyme.

   

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     Hoy en dia nos encontramos en una situación curiosa en el mundo IT, cuando hablamos del sector que presenta más demanda y necesidad creciente de adquirir infrastructuras tecnológicas.

    Parece estar claro, que la pequeña y mediana empresa, a pesar de estar sometida al latigazo de la crisis, es la que se presenta como mejor candidata en demandar la nutrida y variada oferta tecnológica que hay en el sector. A los fabricantes y mayoristas del sector, éste hecho no les pasa inadvertido, y es por ello que en muchos casos han re-configurado sus catálogos de productos para captar un mercado de poco presupuesto pero de gran volumen, ofreciendo productos de altas capacidades a precio razonable. Aquí encontramos de todo, fabricantes de hardware, de software, consultoría informática, externalización de servicios, alojamientos, servicios web, desarrollos personalizados,.... En definítva, todo un nuevo mercado de productos al alcance de la pequeña y mediana empresa, que hasta ahora estaba sólo reservado por presupuesto a las grandes organizaciones, pero que ahora se sitúa en una posición asequible.

     Éste " Para todos los públicos " despierta la curiosidad en la Pyme, que duda cabe, pero a menudo le resulta incomprensible por el abrumador tecnicismo que tienen las ofertas en algunos casos, dificultando encontrar respuesta a la eterna pregunta del comprador: " ...y yo que gano con todo ésto? ". Es decir en muchos casos, la Pyme no dispone de los conocimientos adecuados para valorar como los requerimientos técnicos se traducen en prestaciones reales para su organización. Ésta incapacidad queda agudizada en los últimos tiempos, ya que el ajuste de personal, ha propiciado prescindir del asesoramiento interno que se disponía, dejando en manos la toma de decisiones en profesionales que desconocen el sector y el mercadeo del canal de distribución.

    Es por todo ésto, que los profesionales del sector debemos adaptarnos a éstas circunstancias y desnudar los conceptos de los recargados detalles técnicos, para convertirlos en un lenguaje compresible dónde el sentido común impera en el concepto. A menudo al cliente, no le interesa saber que tecnología de conectividad  lleva una controladora de discos, sino más bien que le aportará ésta conectividad en su organización y si el coste le compensa o le es necesario.  Desde mi punto vista es necesario cambiar el lenguaje, y especialmente ejemplarizar las ideas desde un punto de vista práctico para que lo impalpable y  lo complejo resulte palpable y simple.

     Éste seria el objetivo del presente blog, el de explicar de manera práctica para que sirve la oferta de  soluciones tecnologías para las Pymes, sin demasiados tecnicismos y aplicando el sentido común.